Vystavit někomu fakturu je jeden z nejjednodušších způsobů, jak mu legálně a formálně říct, co jste pro něj udělali a kolik za to chcete peněz. Faktura toho prozradí stejně, jako podání ruky. Síla stisku, upocená, studená, či horká dlaň, upravené nehty, způsob úchopu…

A čeho si všímat na faktuře? Já jsem svoje zkušenosti shrnul do šesti kapitol. Vždycky vám nejdřív napíšu, co už jsem všechno viděl, a potom doplním pár tipů, jak adresáta faktury co nejvíce potěšit až ohromit.

1) Tiskneš faktury jak za krále Klacka?

Zkuste někdy spočítat, kolik peněz vyplýtvá firma, která posílá všechny své faktury poštou. A dělá to spousta firem. Většina korporátů třeba. Když mi od někoho přijde faktura poštou, tak si říkám: „Jasně, tak vy máte asi času dost a platba nespěchá, když si můžete počkat, až mi fakturu (možná) donese pošťák…“

Faktury se netisknou. Není to potřeba do účetnictví, ani nikam jinam. Všechny faktury můžete evidovat i posílat elektronicky. Jsou firmy, které zajímá ekologie a životní prostředí. A/nebo se jim nechce vyhazovat peníze oknem. Fakturu pošlou mailem a v ideálním případě se vzkazem o tom, kolik faktur už nevytiskli a kolik stromů se díky tomu nemuselo pokácet. My píšeme na faktuře aspoň toto:

„Děkujeme, že tuto fakturu netisknete a šetříte tak životní prostředí.“

2) Razítko s pejskem, nebo s kačenkou?

Spousta lidí si myslí, že faktura neplatí, když tam není podpis a razítko. Celkem v pohodě ještě je, když to na fakturu vkládá jejich účetní program jako obrázek. Když to ale někdo vezme do důsledku, fakturu vám

1. vystaví,
2. vytiskne,
3. podepíše,
4. orazí,
5. nascanuje
6. a PAK pošle mailem.

Uf. V takové faktuře samozřejmě nejde označit a zkopírovat číslo účtu, ani variabilní symbol. Takže to všechno přeťukávám ručně a jen doufám, že neudělám chybu.

Na faktuře není potřeba mít razítko ani podpis. Je to zbytečné, přestože to požaduje spousta zastaralých účetních. A protože jsou starší než vy a váš startup dohromady, tak mají určitě pravdu! Nebo ne…?

3) Šetříš práci sobě i mně?

Mnoho lidí přehlíží možnosti, jak ušetřit práci sobě i svému okolí. Možná je to nedostatkem empatie, když si neuvědomují, že lajdácky vystavenou fakturou přidělávají práci nejen sobě, ale především tomu, kdo ji má proplatit.

Už když zvládnete kapitoly 1 a 2, prodloužíte mně i sobě život o pár minut s každou fakturou. Další fígl je tzv. QR kód. Vypadá to takhle (viz obrázek) a na fakturu to automaticky umístí každý slušný účetní program (viz níže). Kvíz: co říká tento QR kód? 😉

Nemusím pak složitě kopírovat platební údaje do bankovnictví. Otevřu bankovnictví v mobilu, vyberu „zaplatit QR kódem“, jednou to pípne a můžu poslat peníze. Chyba při přepisu vyloučena. Ušetřili jste mi další minutu života! Hosana!

Není důležité, zda vy osobně používáte k proplácení faktur QR kódy, nebo zda jste příznivcem klofání do klávesnice. Slušností je umožnit rychlou a bezchybnou práci tomu, komu fakturu posíláte. Říkejte si o peníze slušně a kultivovaně. Budete jich mít víc.

I kdybyste vystavili tři faktury ročně, určitě bude lepší dělat to v programu, který za vás ohlídá základní legislativní nároky. Také vám zkontroluje chyby, automaticky dohledá všechny údaje klienta jen podle IČ, apod. Zkuste třeba:

• www.idoklad.cz (teď už zpoplatněný, navzdory jejich claimu „iDoklad tu je a vždy bude zadarmo“; dokud nekecali, pomáhal mně a mým kolegům několik let)
• www.vyfakturuj.cz (dobrý pro nenáročné uživatele, do určitého počtu odběratelů je zdarma; kolegové mi hlásí, že má prý příjemnou podporu a jeho kvalita roste)
• www.fakturoid.cz (díky  diskusi se čtenáři tohoto článku na Facebooku teď už vím, že Fakturoid umí především vlastní platební bránu – tzn. vy pošlete fakturu a na ní je rovnou tlačítko „zaplatit kartou“)
• www.fakturyon.cz (jeden z novějších portálů, zpoplatněný, zatím nemám zkušenost)
• www.iucto.cz (kompletní elektronický portál pro účetnictví od české firmy)
• www.trivi.com (účetní firma, která si vyvinula vlastní portál, ve kterém spravujete veškeré své finance, můžete si tam chatovat se svou účetní, apod.; naše firma je už dlouho jejich velmi spokojený zákazník)

4) Jak si říkáte o peníze?

Podle toho, jakou mi vystavíte fakturu, můžete vyvolat různý dojem. Aniž byste něco takového na fakturu přímo psali, může na mě zapůsobit třeba takhle:

1. „Faktura. 30 000 Kč. Zaplať.“
2. „Byl bysem rád, kdyby jste mi proplatily tudle fakturu. Aby vypadala líp, uďál sem jí v exelu. Dělá to třicet táců.“
3. „Moc díky za Vaši objednávku. Zde je faktura na 30 tisíc Kč. Budeme rádi, když dáte vědět, jak jste spokojeni :)“
4. „Jsem poctivej dřevorubec, mám tlačítkovej mobil, na ty internety vám kašlu, práci ale dělám dobře, takže tady je faktura na papíře, právě jsem vám jí vypsal v autě. Sorry, je trochu zamazaná od smůly.“
5. „Jsem dřevorubec z 21. století, vím co je to 4G a nebojím se to použít. Mám odolnej smartphone. Fakturu máte v mailu a dřevo tamhle na hromadě.“

Žádná z těch variant není špatně. Jen je třeba, abyste si vědomě zvolili, jak chcete zapůsobit. Přidám pár možností, co je dnes zvykem a považuje se za slušnost:

• Faktura je graficky a typograficky učesaná a příjemná.
• Důležité věci jsou velkým písmem a dobře vidět. Zbytečnosti (marketing, větičky, omáčka) jsou malým písmem a neruší.
• Faktura graficky sedí k vizuálu firmy. Obsahuje logo.
• Faktura obsahuje celé věty. Komunikuje se mnou. Cítím se jako zákazník, ne jako dlužník.
• Doplňkové texty a vedlejší grafické prvky odpovídají komunikační strategii. Příklad – zápatí každé naší faktury:

„Co slyším, to zapomenu. Co vidím, to si zapamatuji. Co zažiji, to pochopím.
Děkujeme, že tuto fakturu netisknete a šetříte tak životní prostředí.“

5) A umíš vůbec česky?

Každému jde čeština jinak. Někdo má náš jazyk pod kůží, pro někoho je to dřina. Společné máme to, že každý můžeme poslat fakturu někomu, kdo česky umí, a kdo nám jí během 3 minut projde.

Navrhuji, abyste už nikdy nezaplatili fakturu, na které je hrubka 🙂 Howgh.

6) Kdy se mi chce nad fakturou brečet?

Z paleolitu se ještě dochovaly propisovací bločky, pomocí kterých můžete fakturu vypsat ručně. Asi je to praktické, pokud jste prepper, nebo podnikáte z jeskyně (a nemáte tam domácí wifi). A nebo je to váš styl – ale potom očekávám, že mi vaší fakturu doručí poštovní holub a bude psaná brkem.

Setkávám se také s fakturami ve formátu, který mohu volně editovat (Word, Excel). Pokud faktura není v PDF, beru to jako návrh: „Hele mně je to jedno, uprav si tu fakturu, jak se ti to hodí, a pak mi pošli, co uznáš za vhodný.“ No, jen aby ses nedivil, chlapče…

Poněkud trapné například bylo, když mi Česká pošta nezvládla doručit poštou jejich vlastní fakturu (kdyby to poslali mailem…). Úspěšně to zvládli až s první upomínkou. Napsal jsem jim pak do mailu, že posílat něco poštou je poslední dobou trochu loterie a že už začínám chápat, proč mají na přepážkách ty losy. Neodpověděli.

Moje doporučení k této kapitole? Tohle doma nezkoušejte. Ani v práci. Nikdy.

Fakturuju, tedy jsem.

Mám rád pestrost a opravdovost. Očekávám, že pekař bude mít ruce od mouky, cyklista bude mít na lýtku obtisknutý řetěz a ajťákovi budu rozumět každé páté slovo (dokud se s ním neopiju). Tohle se mi na světě vždycky líbilo. Koukněte se teď na svoje faktury a zamyslete se: Co o vás říkají? A napište mi, co jste zjistili, třeba sem do komentáře.

A nebo mi prostě pošlete fakturu 😉

---

PS: Jako bonus přikládám náhled do nastavení našeho účetního systému. Takhle máme naformulované texty, které se na našich fakturách objevují: